Açık ofis, 2000’li yılların başında Silikon Vadisi’nde ortaya çıkmış havalı bir yenilik olarak düşünülse de, bu kavram biraz daha eskiye ve romantik bir ideolojiye uzanıyor.
İkinci Dünya Savaşı dünyadaki pek çok şeyin değişmesini gerekli kıldı.
Bunlardan biri de Almanya’nın katı, gri ve hiyerarşinin katmanları arasına sıkışıp kalmış kurumsal yapılarıydı.
Eberhard ve Wolfgang Schnelle kardeşler, 1950’lerde “Bürolandschaft” akımını başlatarak ofis kullanımındaki dönüşümün temellerini atmaya başladılar.
Bu iki kardeş, çalışma ortamını bir manzara gibi hayal ettiler ve masaları ofisin içine tıpkı bir bahçeymiş gibi rastgele, organik görünen fakat yine de akışa uygun şekilde yerleştirdiler.
Bunun amacı basitti; bir statü sembolü haline gelen kapalı kapıları yıkmak ve aynı yerde çalışan herkesi aynı ekosistemin bir parçası yapmaktı.
Bu sayede bilgi kapı ya da bürokrasi gibi herhangi bir engele takılmadan akıp gidecek, çalışma ortamı da daha demokratik bir yer haline gelecekti.
1960’lara geldiğimizde ise Robert Propst, çalışanlara hareket alanı tanımak için aksiyon ofisi kavramını geliştirdi.
Çalışma alanlarını kişiye özel kübiklere bölen action office yaklaşımı, çalışanlara mahremiyet ve hareket özgürlüğü tanırken şirketler bunu insanları kutulara sığdırıp yerden tasarruf etme yöntemi olarak gördü.
Zaman geçti ve 90^’lara geldiğimizde bambaşka bir dinamikten söz ediyorduk.
İnsanların evlerinin garajlarında kurdukları şirketler öne çıkmaya başladı ve ağırlıklı olarak bilgisayar kullanılan, yazılımla ilgili işler yükseldi.
Start-up ruhu ofisleri nasıl dönüştürdü?
Teknoloji şirketlerinin yaygınlaşmasının ve teknolohiyle ilgili işlerin yükselmesindeki en önemli neden kuşkusuz ki internet.
Ve dün bir garajda kurulan, bugün ise dev haline gelmiş şirketler başlangıştaki start-up ruhlarını kaybetmek istemiyordu.
Herhangi bir duvarın olmadığı açık ofisler hiyerarşinin bittiği, her köşesinden yaratıcılığın fışkırdığı ve herkesin her an bir Eureka! anı yaşayabileceği bir oyun alanına dönüşmeye başladı.
Öte yandan açık ofis modeli kurumsal devlerin biz de genciz, biz de hızlıyız deme biçimi oldu.
Öyle olmasalar bile.
Fakat koca koca şirketlerin ofis düzenindeki değişimde gözden kaçırdıkları çok önemli bir detay vardı;
5 kişilik bir garaj ekibiyle 500 kişilik bir kurumsal departman aynı dinamiklere sahip olmadığı.
Açık ofisler neden daha avantajlı görünüyor?
1950’lerde özgür bilgi akışı mottosuyla bambaşka bir forma dönüşen ofis yapıları, 2000’lerde herkesin birbirini gözetlediği ve kaotik bir uğultudan dolayı kimsenin yaptığı işe odaklanamadığı devasa bir girdaba dönüştü.
Açık ofislerin pek çok şirket tarafından benimsenmesi ve yaygınlaşmasını yalnızca çalışma stratejilerisine bağlamak yanlış olur.
Bu çalışma alanları, modern ve dinamik olmakla ilişkilendirildi ve insan odaklı kurumsal yaklaşım gibi parlak bir ambalajla sarıp sarmalandı.
Açık ofislerin en büyük vaadi, su sebili başında yapılan sohbetleri tüm ofise yaymaktı, yani fikirlerin çarpışması teorisi; senedipity; tesadüfi yaratıcılık.
Yani duvarlar kalkınca bir yazılımcıyla bir pazarlamacı yanyana gelerek kimsenin daha önce aklına gelmemiş o dahiyane fikri bulacaktı.
Konu aslında iletişimin önündeki engelleri kaldırmakla ilgili.
Bilgi, hiyerarşinin o klasik, sıkıcı ve işleri yavaşlatan onay mekanizmalarına takılmadan, organik ve akışkan şekilde transfer olacak ve ofis yalnızca iş yapmak için gelinen bir yerden çıkarak bir kuluçka merkezine dönüşecekti.
Kapıları kırmak ve köşe ofisleri dağıtmak
Klasik ofislerdeki kapalı kapıların hatta çift cepheli köşe ofislerin kullananlara bir tür güç verdiği diğer çalışanlarla arasına mesafe koyduğu bir gerçek. Açık ofislerin bu kaleleri yıktığı rivayet ediliyor.
Şirketi yöneten CEO ile herkesin aynı ortamda, hatta aynı masada çalışıyor olması, herkese şirkette önemli olanın ünvan değil iş olduğu mesajını veriyor.
Bu eşitlik ve erişilebilirlik hissi çalışanın şirkete olan aidiyeti artacak, yönetim kademesi daha ulaşılabilir olacak ve yönetici pozisyonuna olan insanları daha insancıl kılacaktı.
Psikolojik mesafe azaldıkça ekip ruhu da tavan yapacaktı.
Şimdi biraz da işin duygusal tarafına bakalım, yani ekonomiyle ilgili olan kısmına.
Emlak fiyatları ve kiralar artık astronomik boyutta; büyük şehirlerde kiralamalar artık metreküp üzerinden yapılıyor.
Bu da açık ofisleri finans departmanı için can simidi haline getiren şey.
Geleneksel ofislerdeki koridorlar, kapılar hatta duvarlar ölü hacim demekken açık planlı yerleşim sayesinde ofisin içindeki her bir metrekare aktif bir çalışma alanı olarak planabilir ve kullanılabilirdi.
Bu da yalnızca tasarruf etmek ve çevikliği arttıran bir optimizasyon değil, daha az alana daha fazla yetenekli insan sığdırmak demekti.
Hesap basitti; esnek ofis düzeni sayesinde ekipler büyüdükçe ofisin duvarlarını kırmaya gerek kalmadan işi ortalığa yeni masalar atarak çözebileceklerdi.
PR malzemesi olarak açık ofis
İyi PR en kötü şeyi bile en iyisiymiş gibi satmayı başarır. Açık ofisler de buna dahil.
Modern görünen beton sıvalı duvarlar arasına ve endüstriyel tavanların altına serpiştirilen renkli koltuklar ve iyi kalite ahşaptan masalar, orada çalışanların kendini geleceği inşa ettiğini sanması bakımından oldukça iyi.
Bu tasarım anlayışı özellikle milenyum neslini ve Z kuşağını cezbederek işvereni bir marka haline getirmek için bugün bile başarıyla kullanılıyor.
Ofis bu sayede sıkıcı bir hapishane değil, devamlı yaşayan, cezbedici ve ilgiyi üzerinde toplayan bir deneyim alanına dönüştü.
Bu tasarım ve açık ofis anlayışı elbette ki doğrudan çalışanın psikolojik ihtiyaçlarından ziyade işverenin hızlı sonuç alma ve maliyeti düşürme ihtiyacına hizmet ediyor.
Çünkü ofis içi iletişimin artması vaadi çoğu zaman denetimin kolaylaşması gerçeğinin üzerine örtülen ipek bir örtü işlevini görüyor.
Açık ofisler çalışanları nasıl etkiliyor?
Açık ofislerin “şeffaflık” vaadi yalnızca kağıt üzerinde; artık bilişsel istilanın tam merkezindeler. Çünkü duvarlar kalktıkça insanlar kendilerini özgür hissetmek yerine görünmez zırhlar kuşanmaya başladılar.
İnsan beyni deep work moduna girmek için dış uyaranlardan arınmaya ihtiyaç duyar. Bu bir tür kapris değil, normalin bir parçası.
Açık ofisin yarattığı sorun ise yan masada gerçekleşen bir telefon konuşmasının, arka tarafta bir yerlerde devan eden bir dedikodunun, yüksek sesle çalan müziğin ya da ofise teklifsizce giren birinin görsel hareketi beyninin çalışmak için ihtiyaç duyduğu dikkatten azar azar koparması.
Beyin, basit bir dikkat dağınıklığının ardından yeniden odaklanması için 23 dakikaya ihtiyaç duyabiliyor.
Açık ofiste çalıştığında aslında tam olarak çalışmış olmuyorsun, devamlı olarak dağılan dikkatini yeniden toparlamaya çalışıyorsun.
Açık ofisler, denetim ve izlenme hissi
Açık ofislerin çalışanların üzerindeki diğer bir etkisi devamlı izlenme hissi ve bu, psikolojik olarak güvende olma duygusunu zedeleyen bir durum.
Eğer bir yerde gerçek anlamda mahremiyet yoksa, çalışanlar gerçekten önlerindeki işi bitirmek yerine iş yapıyor gibi görünmeye başlıyorlar, buna da performans tiyatrosu adı verilmiş.
Arkanda birilerinin oturduğu ya da devamlı arkandan gelip geçen insanların olduğu bir koridora bakan bir ekrana sırtın dönük oturmak sosyal kaygı yaratır ve gitgide kronikleşir.
Bu durum uzun vadeli olarak yaratıcılığın yok olmasıyla da ilgili; çünkü yaratıcı olmak hata yapma özgürlüğüne sahip ve rahat olmakla doğrudan bağlantılı.
Nereye vardık; açık ofisler hani birimler ve çalışanlar arasındaki iletişimi arttırıyordu?
Durum tam tersine döndü.
Herkesin herşeyi duyabildiği bir ortamda insanlar derinlemesine konular hakkında konuşmaktan çekinir.
Dolayısıyla her geçen gün daha fazla insanın büyük kulaklıklar ardına saklanarak bana dokunma mesajı verdiği görülür.
Yani fiziksel duvarların yerini aşılması pek mümkün görünmeyen dijital ve psikolojik duvarlar almıştır.
Açık ofisler yalnızca ruhu ve beyni yormuyor, bedeni de yoruyor.
Kontrol altında olmayan gürültü seviyesi stres hormonu olarak bilinen kortizolü sürekli tetikte tutar.
Harward Business School’un araştırması açık ofis kavramının tüm güzellemelerinin üstüne dikilen bir tüy gibi:
Şirketler ofislerin duvarlarını yıktığında yüz yüze etkileşim çok büyük oranda azaldı.
İnsanlar birben bire maruz kaldıkları bu aşırı sosyallikten korunmak için e-posta ve anlık mesajlaşma uygulamalarının ardına sığındı.
Yani yanyana otursalar bile iki kişi, ağızlarını açıp konu hakkında iki kelam etmek yerine birbirlerine mesaj yollamaya başladılar.
Aynı fiziksel alanı paylaşmak aynı frekansta olmak demek değil; açık ofisin yarattığı en büyük ilüzyon belki de bu.
Açık ofislerin dönüşümü
Geldiğimiz noktada açık ofislerin vaadettiği verimliliğin kocaman bir ilüzyon olduğu açık.
Fakat ofisi yeniden duvarlarla bölmek nihai çözüm de değil.
Modern dünyada, ofis kavramı da değişiyor ve herkese tek tip bir ofis sağlamak artık out. Bunun yerine Activity based working -ABW adı verilen ve ofisin ihtiyaca göre kişiselleştirilebildiği bir ekosisteme dönüşüm benimseniyor.
Türkiye’de yaygınlaştığını ben görebilir miyim, sanmıyorum.
Öte yandan açık ofis tasarımları komple terk edilmese de “ben” ve “biz” dengesi daha fazla gözetiliyor ve ofisler kocaman boşluklar olmaktan çıkıp çeşitli modlarla destekleniyor.
Örneğin
- Derin odaklanma için her türlü sesten ve dikkat dağıtıcılardan arındırılmış odacıklar
- Gerçek beyin fırtınaları için gürültünün serbest olduğu, enerjik ve aynı zamanda sosyalleşilebilen hub’ler
- Bilişsel yorgunluğu atmak, kahve içmek ya da bir parça çikolata yemek için tasarlanmış, teknoloji barındırmayan yeşil bölgeler.
Bir çalışana nerede ve nasıl çalışacağını seçme özgürlüğü vermek, ona en pahalı ve ergonomik koltuğu verip bütün gün açık ofiste oturmaktan daha etkili.
İçinde bulunduğumuz yılların başarılı kabul edilen şirketleri artık çalışanları bir masaya hapsetmiyor, ona yaptığı işin niteliğine göre mekansal hareketlilik sağlıyor.
Duvarları yıkmak bir balyoz darbesine bakar, fakat o duvarların koruduğu zihinsel alanları ve odaklanma kabiliyetini inşa etmek bir kültür meselesi.
Üzerinde konuşmak gereken şey belki de artık ofis mimarisinden öte ofis görgüsü.
…
İnsan bir yandan bir topluluğun içinde olup “biz” demeyi bir yandan da gerekli olduğunda kendi içine çekilip “ben” olmayı ister.
Modern ofis kavramının başarısı bu iki zıt kutbu aynı çatı altında, birbirini ezmeden ve aynı anda barındırmasına bağlı.
Duvarları yıktık, tamam; şimdi sıra ruhumuzu ve zihnimizi koruyan görünmez ama çok daha dayanıklı sınırları karşılıklı saygı ve doğru tasarımla yeniden inşa etmeyi başarmakta.
Referanslar ve ileri okumalar
