Onboarding: Kurum kültürüne ilk bakış

Yeni bir şirkette işe başladığın ilk gün yalnızca işe başlamakla ilgili değildir. Yeni insanlar tanıyacaksın, yeni isimler bileceksin, yeni alışkanlıklar edinip işinle ilgili yeni yaklaşımlar öğreneceksin. Yeni bir iş demek yeni dünyaya giriş yapmak ve oraya mümkün olan en kısa sürede uyum sağlamak demektir.

Bu süreci tanımlayan bir kelime var; onboarding. Yeni gelenin iş ortamına alışırken hiç bir şeye yabancılık çekmeden neyin nasıl işlediğini anlamasını ve kendi yolunu bulmasını sağlamak.

Bu süreç genellikle bir kaç kişinin altına imza attığı bir tutanakla gidip bir bilgisayar ev şirket hattını almaktan ve şirketin içinde kısa bir tur atmakla sınırlıymış gibi görünse de onboarding bundan daha fazlası.

Onboarding, şirketin içindeki iletişim dilini, çalışanlara verilen değeri ve şirketin çalışma kültürünü anlamak için harika bir zamandır.

Onboarding nedir ne değildir?

Onboarding, yeni başlayan birine tesisin içinde tur attırmak ya da iş için kullanacağı ekipmanları teslim etmenin yanı sıra, şirketin nasıl iş yaptığını, iş akışını nasıl sağladığını, yazılı ve yazılı olmayan kuralların ne olduğunu ve şirketin kültürünü yeni gelen kişiye anlatmanın da uygun bir yoludur.

Şirketle ilgili bilgiler bir yandan çalışana doğru akarken, süreç boyunca çalışan kendinden ne beklendiğini, birlikte çalıştığı ekiple nasıl iletişim kuracağını ve kurumsal yapının içinde nasıl bir rolünün olacağını öğrenir. Kısaca, yeni başlayana orada işlerin nasıl yürüdüğünü uygulamalı ve aceleye getirmeden anlatmaktır.

Bu nedenle onboarding işin ilk günü yapılan kısa bir tanıtımdan daha fazlasıdır ve genellikle yeni işteki ilk 90 günü kapsar. Bir yandan atanan bir mentör / kolaylaştırıcı tarafından işle ilgili bilgiler yeni başlayan çalışana aktarılırken amaç, kişiyi birden bilgiye boğmak değil kişinin yaşadığı belirsizliği azaltmaktır.

Doğru şekilde kurgulanmış bir süreç, yeni başlayan çalışanın yabancılık hissi yaşamadan şirketi daha iyi anlamasını sağlarken öte yandan orada kalıcı olup olamayacağını anlamasına da yardımcı olur.

Onboarding vs. Oryantasyon

Onboarding ile karıştırılan bir başka süreç var, o da oryantasyon.

Genellikle aynı şeyler sanılsa da oryantasyonun verdiği yanıt nasıl çalışacağız?dır; sözleşmelerin imzalanması, iş için kullanılacak olan araçların teslim edilmesi, kuralların ve sistemin anlatılmasıdır. Oryantasyon işin resmi ve teknik tarafıyla ilgilidir ve bilgi bu aşamada hızlıca aktarılır.

Onboarding ise nasıl hissedeceğiz? ve birlikte nasıl çalışacağız? gibi daha öznel sorulara yanıt verir. Oryantasyonu bilgi aktarımı olarak tanımlamak doğru olur, onboarding ise bir alışma ve bağ kurma sürecidir.

Birisinde işi öğrenirsin, diğerinde o işin içinde yer edinirsin.

İyi bir onboarding planlamak

Şirketler yenilikçilik, ekip ruhu ve şeffaflık gibi kavramlardan gururla bahseder, hatta bunlarla ilgili sosyal medya gönderileri, PR çalışmaları ve süslenmiş Linkedin gönderileri görürüz.

Onboarding, yeni çalışana bu söylemlerin gerçek hayatta bir karşılığı olup olmadığını hemen hissettirir. Binlerce sayfa slayt ya da yüzlerce sayfadan oluşan kitaplara rağmen, şirket kültürünü anlamanın en iyi yolu şirketin içindeki günlük davranışları gözlemlemektir.

Bir işe yeni başladığında, ilk gün seni kimin karşıladığına, sorduğun sorulara nasıl yanıt verdiğine, bir hata yaptığında neyle karşılaştığına ve gerekli durumda kime rahatça ulaşabildiğine dikkat eder. Küçük gibi görünen fakat modern iş dünyasında oldukça önemli olan bu ilk izlenimler, şirket kültürünün ilk ipuçlarıdır.

İyi bir onboarding çalışan kapıdan girdiği an değil daha önce başlar. Ofise geldiği ilk gün kullanacağı görev tanımına uygun ekipmanların, erişimin ve temel araçların hazır olması ve ilk iş gününde neyle karşılaşacağını gösteren net bir programın belirlenmiş olması bahsedebileceğim ilk detaylar. Bu detaylar kişinin oraya gelişinin planlanmış olduğu hissini verir ve yaşabilecek belirsizlikleri en başından ortadan kaldırır.

Çalışanlara yatırımın önemi ve yöntemleri

Kötü bir onboarding’i iyiye çevirmek

Onboarding yalnızca yeni bir çalışanın çalışma ortamına alışması için kurgulanmış eylemler bütünü değildir, şirketin çalışana kendini göstermesi için de bir ayna vazifesi görür.

İyi kurgulanmış bir onboarding şirketin varlığından bahsettiği kurum kültürünün görünür kılınmasını sağlar, aidiyet duygusunu pekiştirir ve karşılıklı güven inşasında önemli rol oynar. Dolayısıyla çalışan şirketin içinde ne tür bir yapının parçası olduğunu daha kısa sürede daha iyi anlar.

Sanki her şirket harika bir onboarding süreci yönetiyormuş gibi hep iyi taraflarından bahsettim fakat kötü yönetilen onboardinge değinmeden bitirmek istemiyorum.

Kötü onboarding belirsizlikle doludur ve yetenek kaybını hızlandırır, motivasyonun işin en başında kaybolmasına neden olur ve çalışanın kafasında beliren ilk, en belirgin şey işin fazla uzun sürmeyeceğidir.

Onboardingin iyi yönetilememesinin nedeni genellikle tek bir şeye bağlanamaz; üst üste biriken küçük ihmaller ve belirsizlikler koca bir dağın oluşmasına neden olur.

Yeni başlayan biri için zamanla öğrenmek çok olumlu bir yaklaşım gibi görünmüyor. Ben olsam böyle bir şeyle karşılaşmak istemem.

İşe yeni başlayan birine bu yanıtı vermek onu ilk günden geri plana atmak demektir. İhmallerle ilgili sorunu kabul edip bunları tek tek ele almak iyileşmenin başlangıç noktasıdır.

İşveren pozisyonunun çoğunlukla gözden kaçırdığı önemli bir detay var, yeni başlayan biri için herşeyin yeni olduğu. Yeni ofis, yeni insanlar, kurallar…

Bu nedenle yeni başlayan birine ben anlatmıştım yerine anlattıklarım gerçekten anlaşılmış mı? sorusunu sormak daha doğru olacaktır.

Yeni çalışanla kısa geri bildirim toplantıları düzenlemek onboardingin nerede koptuğunu anlamaya yardımcı olur. Dinlemek bu aşamada en hızlı geri bildirim alma yoludur ve işleri toparlamak için harika öngörüler sunar.

Kötü bir onboardingin en belirgin özelliği, kaba tabirle yeni çalışanı ortada bırakmasıdır.

Bu sorunu ortadan kaldırmak için yeni çalışana şirket içinden bir yol gösterici / kolaylaştırıcı / mentör atanır ve işle ilgili temel konuların onun vasıtasıyla aktarılması sağlanır, bu uyumu kuvvetlendiren önemli bir detaydır. Buradaki amaç bir anda her şeyi öğretmek değil yeni başlayan çalışanın orada yalnız olmadığını hissettirmek ve yeni işine alışana kadar ona yardımcı olmaktır.

Onboarding yalnızca bir İK süreci değil doğrudan şirket kültürüyle ilgili stratejik bir yatırım olarak görülmelidir. İkili insan ilişkilerinde olduğu gibi, şirket hakkında oluşan ilk izlenim, en zor değişen izlenimdir.

Çalışan gelişimini desteklemek ve yönetmek

Onboarding kimin sorumluluğunda?

Onboarding ile ilgili genel bir yanılgı, sürecin yalnızca İK’nın sorumluluğunda olduğu. Fakat iyi bir onboardingin başarısı sürece çalışanın dahil olacağı ekibin ve bu ekibi yöneten liderlerin de katılımına bağlı.

İK’nın bu süreçteki görevi belki de yalnızca işin omurgasını kurmak, temel dökümanları hazırlamak ve çalışanın ilk gününde belirsizliklerle karşılaşma ihtimalini aza indirmek. Bu yapı tek başına yeterli değil; onboarding tek başına evrak ve prosedür işi olmadığından İK bunu tutarlı ve şirket için sürdürülebilir deneyime çevirmenin yollarını bulmalı.

Ekip açıcından baktığımızda onboarding, yeni gelen çalışana basitçe “hoşgeldin” demekten fazlasıdır.

Yeni başlayan kişinin sorularını rahatça sorabileceği bir ortam yaratmak, iş akışını pratikler üzerinden göstermek, toplantılara dahil etmek, küçük görevler vermek, hata alanı tanımak, şirketle ilgili yazılı olmayan kuralları doğal bir akışla anlatmak ekibin işi.

Bunlar yeni işe başlayan çalışanın kendini ekibin bir parçası olarak görmesini kolaylaştıracaktır…

Referanslar ve ileri okumalar:

Ana fotoğraf: Maja Segota, Unsplash

Diğer fotoğraflar Imagen4 ile oluşturulmuştur.