Organizasyon şeması olarak tanımlanan şablon, bugün yalnızca üzerine isimler yazılan ve bu isimlerin arasına çizilen çizgilerden çok daha fazlası.
Şirketinin hiyerarşik yapısını ve işleyişini anlatan, verimliliğini destekleyen ve hatta sorunları çözerken kime gideceğin hakkında sana yol gösterecek özel, etkili ve gerekli bir rehber.
İyi bir organizasyon şeması şirketinizde neleri iyileştirir?
Büyük bir geminin kaptanı olduğunu hayal etmeni isterim ve bu gemide devam eden bir tadilat olsun. Buradaki işi tamamlamak için aldığın her işçinin iyi niyetli olduğunu varsaysan bile kimin ne yapacağı, yaptığı işle ilgili kime hesap vereceği ya da verilmesi kararların hangi aşamada kim tarafından verileceğinin belirsiz olduğu tam bir kaosu bunun üstüne ekle.
İşe başlarken iyi bir organizasyon şeması oluşturmayan şirketlerin içindeki karmaşa da tam olarak böyle olmasa da buna benzer bir şekilde gitgide büyüyor.
Genellikle büyük ölçekli bir şirketin yönetim katına gittiğinde duvarda ve herkesin rahatça görebileceği bir yere asılmış bir şema görürsün. Şemanın üzerinde kutucuklar, kutucukların içinde de isimler vardır ve bu isimler çizgilerle başka insanlara bağlanmıştır. Ya da ilişkili olsun olmasın, insan kaynaklarıyla ilgili bir sunumun içinde buna benzer bir şemayla mutlaka karşılşamışsındır.
Peki bu şema modern iş dünyasında neden bu kadar önemli ve olay sadece yapılan işe göre renklendirilmiş kutuların içine yazılan isimlerden ve bunları birbirine bağlayan çizgilerden mi ibaret?
İşinde iyi olan ve girip çıktığı yerlerdeki işleyişi incelemeye meraklı olan birisi, organizasyon şemasının şirketin işleyişinin iskeleti olduğunu bilir ve çalışan, danışman ya da dışarıdan sözleşmeli çalışan bir müteahhit olsa bile kişiye hareket kabiliyeti verdiğinin farkındadır.
Bugünkü yazımda sizinle organizasyon şemalarını dört basit yönden incelemeye çalışacağım; hiyerarşi, düzen, iş akışı ve büyüme.
Yeniden tanımlamak gereken kelime: Hiyerarşi
Geleneksel anlamda düşündüğümüzde, hiyerarşi dediğimde aklında gelen ilk şey muhtemelen katı, köhne ve oldukça hantal bir yapı. Fakat bugünkü anlamda yeniden değerlendirildiğinde verimliliğin ve hızlı karar almanın altın anahtarı olarak da tanımlanabilir.
Bunu artık büyük masaların ardında oturan adamların yanına el pençe girip bir imza için iki büklüm olmak olarak değil de kimin yaptığı işle ilgili kime rapor vereceğinin ve aslında yetkinin kimde olduğunun net bir şekilde belirlendiği bir yol haritası olarak tanımlanması, kelimenin kafandaki imajını değiştirmeye yardımcı olabilir.
Modern anlamdaki hiyerarşinin şirketlerdeki iş akışına netlik sağladığı yadsınamaz bir gerçek. Bir çalışan bir sorun yaşadığında ya da aklında yeni bir fikir belirdiğinde ilk önce kime gitmesi gerektiğini organizasyon şeması sayesinde bilir ve çözüme daha çabuk ulaşır.
Karmaşanın ve uzun süren yetki tartışmalarının aksine, organizasyon şeması, alınması gereken önemli ve bağlayıcı bir kararda son sözün kimde / hangi birimde olduğunu gösterir, böylece kişiler ve birimler arasındaki bitmek bilmeyen süreçler uzamak, kararlar şirketin stratejik hedeflerine bağlı olarak uygun kişiler tarafından alınmış olur.
Modern iş yaşamında her yönetici, kendi ekibinin gösterdiği performanstan da sorumlu. Organizasyon şeması, ekip içindeki sorumluluk alanlarını net bir şekilde çizer ve bu sayede hesap verilebilirlik kültürünü de güçlendirir.
Hiyerarşiyi bugün artık bir korku imparatorluğunun şekil bulmuş hali değil de, iş yaparken karşılaştığın karmaşayı çözen ve bu karmaşanın yeniden meydana gelmesini önleyemeye yarayan, doğru yerde doğru şekilde iletişim kurmayı sağlayan modern bir yapı olarak tanımlamak daha doğru olur.
Belirsizliği düzen ve netlikle yok etmek
İş hayatında pek çok şeyle karşılaşırsın ve ekonomik olanlar da dahil olmak üzere bunların büyük bir kısmıyla başa çıkman mümkün; fakat bunların içindeki özellikle bir tanesi, belirsizlik, hem yaptığın işin hem de kendi yaşamında karşılaşabileceğin en büyük düşmanlarından biri.
Bir çalışan, olduğu yerde ondan yapması beklenen şeyler konusunda kafa karışıklığı yaşadığında, yani görevleri net olmadığında, sorumlulukları farklı alanlardaki diğer insanlarla iç içe geçtiğinde ve yönetici poziyonunda olan birden fazla kişiden birbiriyle çelişen talepler aldığında verimsizleşir, çekingenliği artar, kendini savunmaya harcadığı zaman çalıştığı zamanı düşer, nihayetinde de motivasyonunu kaybederek başka arayışlara girer.
Şirketin için hangi ölçekte olursa olsun, oluşturacağın bir organizasyon şemasıyla etrafında dolaşan belirsizliğin gerginliğiyle yüklü kara bulutları dağıtmak için küçük fakat etkili bir adım atabilirsin.
Organizasyon şemasını oluşturmak sandığın kadar zor değil. Bu döküman, şirkette çalışan her kişinin tuttuğu pozisyonun şirketin içindeki yerini net bir biçimde gösterir.
Uzun süredir birlikte çalışıyor olun ya da yeni tanışmış yeni bir sürece girmiş olun, çalışan oluşturduğun bu şema sayesinde iş yerindeyken oradaki görevinin ne olduğunu ve yapılacak bir işle karşılaştığında onu yapmanın kimin sorumluluğunda olduğunun yanıtlarını bulacak.
İlk başta yanıtları çok da önemli sorular gibi görünmese de, bu soruların yanıtlarına sahip olmak, çalışanların görev tekrarına düşmesinin ve sorumlulukların sınırlarını bilmesi açısından oldukça büyük önem taşıyor.
Organizasyon şemaları, çalışanlara kendi rollerinin ne olduğunu gösterdiği gibi aynı ekipte çalıştıkları diğer insanların ve yönetici pozisyonunda olan kişilerin görevlerinin de ne olduğu konusunda yol gösterici bir kılavuz görevi görür. Bu netlik insanlar arasında işbirliği ortamı yaratır ve bunu güçlendirir, ekip içinde kimin kimden ne beklemesi gerektiğinin daha iyi anlaşılmasını sağlar.
Kısaca bir organizasyon şeması, bir şirkete ve burada çalışanlara bir tür düzen getirir ve herkesin kendi rolüne uygun şekilde çalışmasını, işine daha iyi odaklanmasını ve iş için ayırdığı enerjiyi doğru yere harcamasına odaklanmasını sağlar.
İş akışını verimli ve sürekli kılmak
Bir müşteriden sipariş alıp onu müşteriye teslim edene kadarki süreçte, işin farklı kısımları farklı departmanlardan geçer ve bunların birlikte, uyum içinde çalışması işin sorunsuz teslimi için bir zorunluluk. Bu sürecin sorunsuz devam etmesi, departmanların arasındaki ilişkinin sağlıklı olmasına ve özetle, departmanları birbiriyle ne kadar iletişim kurabildiğiyle doğrudan bağlantılı.
Organizasyon şemasının üstündeki çizgiler yalnızca insanları birbirine temsili olarak bağlamaktan fazlası; şirketin içinde bilgi ve görevlerin akış planını da belirler.
Fiziki üretim yapan bir model için örnek vermek istersem; satış biriminin neticelendirdiği bir satışın faturasının kesilmesi için muhasebeye, eğer bir ürün üretilecekse bunun siparişinin üretim birimine ve sonraki süreçte müşteriyle iletişim kurmak için kontak bilgilerinin satış sonrasına nasıl aktarılacağını organizasyon şeması netleştirir.
İşteyken darboğazlardan hep geçeriz ve bunları aşmanın bir yolunu öyle ya da böyle buluruz. Bu tıkanıklıkları açmak bazen kolaydır ve iş daha komplike bir hale geldiğinde zorlaşır. Organizasyon şemaları zora sokan darboğazları açmakta da oldukça kolaylaştırıcı bir araçtır.
Birimleri birbirlerinin müşterileri olarak görmek ve iş ilişkilerini bu şekilde sürdürmelerini beklemek iyi bir yönetim biçimi ve net iletişim önem taşıyor. Eğer bir departmanın diğerlerinin işlerini yavaşlattığı düşünülüyorsa, organizasyon şeması incelenerek aksaklığa neden olan yönetim ve kaynak sorunu analiz edilebilir ve çözüm için gerekli girişimler kolayca başlatılabilir.
Organizasyon şemalarının farklı departmanların birbiriyle olan iş ilişkilerini göstermesi bakımından da önemli ve cross-function işlevinde olan kişi ve ekiplerin verimli bir şekilde çalışmasını teşvik eder. Özetle her çalışan, yaptığı işi bitirip teslim ettiğinde sonraki aşamada ne olduğunu bilir ve işin tamamladığı kısmının sonraki aşamada ne tür bir etkiye sahip olduğunu anlar.
İşi planlı ve programlı şekilde büyürmek
Bugün şirketleri canlı organizmalara benzetmek yanlış olmaz. Bir tür girişim metoduyla kuruluyorlar, büyüyorlar, genişliyorlar, değişiyorlar ve gelişiyorlar. Bütün büyüme işlerinin tümünün kontrol altında ve planlı şekilde yapıldığında başarı getirdiğini bilmeniz önemli.
Şirketler büyürken, her aşamada mevcut yapısının, süreçlerinin hatta şirket kültürünün yetersiz kaldığını görmek beklenmedik değil. Başlangıçta küçük ve hareketleri hızlı, çevik bir ekiple rahatlıkla yönetilebilen işlerin müşteri sayısının artışı, genişleyen ürün yelpazesi ve değişen iş şekilleriyle birlikte aksadığını görürüz. Bunu çalışanların kendi aralarındaki iletişim kopukluğu olarak sınıflandırabileceğim gibi, eskiden basit araçların hatta çeşitli SaaS sistemlerinin ücretsiz sürümleriyle gerçekleştirebildiğin işler için daha kapsamlı çözümlere ihtiyaç duyarak da fark edebilirsin. İş dünyasında meydana gelen bu gibi durumlar büyüme ağrısı olarak tanımlanır.
Bu, başlangıçta küçük ve çevik bir ekiple rahatlıkla yönetilebilen operasyonların, artan müşteri sayısı, genişleyen ürün yelpazesi veya daha karmaşık projelerle birlikte aksaması anlamına gelebilir.
Bir organizasyon şemasına sahip olmak, şirketini büyütürken stratejik davranmanı ve işini bir adım öteye taşırken bunu sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek için kullanabileceğin harika bir planlama aracı olarak da işlev görür.
İşi büyütmek yeni pozisyonlar açmak ve iş için yeni insanlar isdihtam etmek demektir. Elinde tuttuğun ve hazır durumda olan bir organizasyon şeması sayesinde bu işler için yeni bir istihdam mı yapacaksın yoksa halihazırda birlikte çalıştığın insanların görev tanımlarını mı genişleteceksin, buna karar vermen daha kolay olur.
Bir organizasyon şemasını eline alıp üzerinde göz gezdirdiğinde, seninle birlikte çalışan insanların sunduğu kaynağa, kapasiteye ve yetenekleri de görürsün. Bu sana işi büyütken ulaşmak istediğin hedeflere giderken yaşayabileceğin yetkinlik boşluklarını nasıl ve hangi şekilde doldurabileceğini anlamak konusunda ilk fikirleri verecek. İşe alım ya da eğitim planlarını buna göre organize etmek daha kolay olacak.
Şirketini büyütürken mümkün olduğu kadar az sorunla başa çıkmanın anahtarlarından birisi, şirketin organizasyonel yapısını ileriki aşamalarda şirkette yeni açılacak olan pozisyonlara kolayca yer açabileceğin şekilde tasarlamaktan geçiyor. Bu neden bile tek başına, mümkün olan kısa süre içinde bir organizasyon şeması oluşturman için sana yeterli motivasyonu sağlamalı. Herkesin hedefi büyük ve sen kendi içinde organize olmaya çalışırken rakiplerin çoktan yol almaya başlamış olacak.
…
Bu yazıdan sonra organizasyon şemasını yalnızca sıkıcı bir HR dökümanı olarak değil şirketinin stratejik bir belgesi olarak görmeye başladığını umuyorum. Organizasyon şeman artık senin şirketinin düzeni, verimli iş akışının anahtarı, hesap verilebilirliğin ve sürdürülebilirliğin güvencesi, akıllı bir şekilde büyümenin kilit noktası.
Eğer bir organizasyon şeman yoksa hemen bir tane hazırlamak için kullandığın döküman düzenleme programını aç, zaten bir tane varsa onu gözden geçirmek için mümkün gördüğün ilk boş zamanda kendi kendine ya da uygun ekip arkadaşınla bir toplantı ayarla.
Organizasyon yapını gösteren bu şema şirketinle birlikte yaşayan, onunla birlikte büyüyen ve dönüşen, darboğaza düştüğünde sana yol gösterip bir çıkış yolu ararken sana aralık duran kapıyı gösterecek rehberin olabilir. Altyapısı sağlam olmadan ayakta duramayan binalar gibi, iş organizasyonu sağlam bir şekilde kurulmamış şirketlerin de çok uzun ömürlü olmayacağını söylemek yanlış olmaz.
